假设一家公司每月打印量在10000张左右，购买中档打印机需要先投入15000元购机成本。按三年使用寿命折算，每月机器折旧费用约420元，再加上每月400元左右的耗材费用和300元维修维护费，总体每月支出达到1120元。这种长期固定成本需要企业提前做好预算规划。
如果是选择租赁打印机，费用计算方式完全不同。按每页0.05元的租赁计费标准，每月10000张的打印量对应500元租金，这个价格已经包含设备维护和耗材费用。对于用量稳定的企业来说，租赁模式能避免突发性大额资金支出。
购买打印机需要特别注意耗材采购渠道的可靠性。市场上存在不少非原装耗材，使用后可能导致设备故障率上升。而租赁服务通常由服务商直接提供原装耗材，用户不需要自己鉴别产品真伪，在质量管控方面更有保障。