PDF本质上是一种电子文档格式，主要存储为数字文件；而传真传输的是纸质版资料，通过传真机将纸张上的内容扫描并转化为信号发送出去，接收方打印出来也是纸质形式。两者在介质形态上有着根本的区别，一个是纯数字的，一个是物理实体的。
PDF和传真的主要区别是什么？
在发送和接收的方式上，PDF文件通常借助电脑、电子邮件或即时通讯工具发送给甲方或客户，过程非常快；而传真是必须使用传真机，拨打对方的传真号码，连接成功后等待接收端回应才能发送文件，这个过程相对繁琐且依赖硬件设备。
从法律效力和应用场景来看，传统的纸质传真件往往被视为具有法律效力，尤其是在一些正式的商业或法律程序中；相比之下，PDF虽然也是合法的电子文档，但在某些特定场合下，人们可能更倾向于信任带有实体痕迹的传真文件，尽管这种观念正在改变。
需要明确的是，PDF和传真不能混为一谈。PDF仅仅是一种文档的属性类型或者文件格式，规定了文档的结构和显示方式；而传真则是一种通信技术和传输手段，用于将纸质文档的内容传输到另一台设备上。一个是文件格式，一个是传输行为。
随着互联网技术的飞速发展，PDF等电子文档主导的资料传递方式正在逐步取代传统的传真。因为PDF发送速度更快、操作更便捷，而且文件可以直接存储在电脑或云端，便于长期的保存、检索和再次使用，大大提高了工作效率。