发送传真的步骤是：先把要发送的文件文字面朝上放到传真机的进稿器上，然后拨打对方传真机的电话号码，接通后向对方索要传真信号。当听筒里传来吱吱的声音时，按下开始键，屏幕上会显示发送接收提示，按数字1就开始发送传真的内容。
如何使用电脑接收传真？传真需要双方同时在线吗？
接收传真时，当对方拨打你的传真号码并发送信号时，你的传真机会收到提示。按下传真机上的开始键相当于给对方发送接收确认信号，对方传输完成后在传真机上会显示发送接收提示，这时候按数字2就可以接收完整的传真正文。
使用传真完全不需要双方同时在线。发送方只需要把要传真的内容打印在A4纸上，然后通过传真机发送到对方的传真号码（类似电话号码）即可。接收方的传真机需要保持开机状态，现在很多传真机和电话机是一体的，当有传真信号时会自动接收。即使没有人守着，传真机也能自动接收，非常方便。
如果想把接收到的传真直接保存为电子文档，可以通过登录Web页面来实现传真的发送和接收。这样收到的传真会自动变成电子文件保存在电脑里，需要的时候再连接打印机打印出来，比传统纸质接收更方便管理和存档。
现在很少有人使用传统传真机了，基本都被电子邮件取代。不过如果确实需要用电脑收发传真，可以安装内置调制解调器卡，价格大概是三四十块钱。安装后电脑会自动接收传真，收到后可以自己用打印机打印出来，比传统传真机更灵活。
在Windows电脑上使用传真服务，首先需要在系统中启用Microsoft传真服务。打开控制面板，找到电子邮件选项，双击打开Microsoft传真的属性设置。在调制解调器选项中选择你安装的调制解调器，然后将其设置为活动的传真调制解调器。完成设置后，还可以进入用户选项填写自己的详细资料，这样发送传真时会自动附带个人信息。最后别忘了将传真机设置为默认打印机，这样才能正常收发传真。